Brauerei Gutmann: Das digitale „Kellerfest dahoam“

Das Kellerfest stellt jedes Jahr ein besonderes Highlight für die Brauerei Gutmann dar. Diese Tradition sollte auch in diesem Jahr, wenn auch aufgrund Corona nicht im traditionellen Rahmen möglich, beibehalten werden. Die Zielsetzung war es, mit einer TV-Sendung – dem „Kellerfest dahoam“ – eine digitale Alternative zum Kellerfest zu schaffen, die gleichermaßen verbindet und begeistert. Um dies zu erreichen, wurde VEND mit dem Projektmanagement beauftragt. Mit Hilfe der agilen Projektmanagementmethode SCRUM sollte VEND der Brauerei Gutmann bei der Planung und Umsetzung des „Kellerfest dahoam“ als erfahrener Beratungspartner zur Seite stehen. In der Rolle als Agile Coaches unterstützen die VEND Berater bei der Einführung von SCRUM und weiterer digitaler Methoden sowie bei der Entwicklung und Umsetzung einer Marketing- und Kommunikationsstrategie.

Der Kunde: Die Familienbrauerei Gutmann

Die Brauerei Gutmann ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz in Titting, das sich auf die traditionelle, handwerkliche Herstellung von Hefeweizen spezialisiert hat. Qualität und Frische des Bieres stehen im Vordergrund, gerahmt von einem partnerschaftlichen familiären Umgang mit Händler und Gastronomen.

Um Danke an Partner, Region und Kunden zu sagen gilt als besonderes Highlight das jährlich stattfindende Kellerfest auf dem eigenen Brauereigelände. Wer die Brauerei Gutmann mit allen Sinnen erleben möchte, ist hier genau richtig. Ein Wochenende lang können sich Besucher auf traditionell zünftige Musik, regionale Köstlichkeiten, Brauereiführungen und natürlich die Gutmann Hefeweizenspezialitäten freuen. Damit stellt das Kellerfest seit Jahren eine fest in der Region verankerte Tradition dar, wobei eines besonders im Mittelpunkt steht: Das gemeinsame Beisammensein!

Die Herausforderung: Das digitale „Kellerfest dahoam“ – Tradition per TV-Sendung übermitteln

Diese Tradition sollte auch in diesem Jahr beibehalten werden, wenn auch aufgrund Corona und des damit zusammenhängenden Veranstaltungsverbots in Bayern nicht im traditionellen Rahmen möglich. Im Kleinen daheim und dabei doch mit allen Fans, Freunden, Partnern und Kunden gemeinsam – der Brauerei Gutmann war es eine Herzensangelegenheit, das Kellerfest auch dieses Jahr auszutragen. Im Rahmen einer TV-Sendung, dem „Kellerfest dahoam“, sollte das Kellerfest ausgestrahlt und damit direkt zu allen Brauerei-Fans gesendet werden. Mit dieser Zielsetzung stand die Brauerei Gutmann, die in ihrer Art leise, zurückhaltend und persönlich kommuniziert, vor einer Grund auf neuen Herausforderung: Der Organisation und Planung eines traditionellen „Offline-Fests“ im digitalen Raum, das gleichermaßen verbindet und begeistert wie sein alljährliches Äquivalent in Titting.

Ein Projekt, mit zahlreichen neuen Herausforderungen. Zum einen betrug die Projektlaufzeit nur 15 Wochen, für die Planung und Umsetzung des Kellerfests war also nur ein sehr kurzer Zeitrahmen verfügbar. Die Erwartungshaltung von Brauereifreunden und die Anforderungen an das Team hinsichtlich inhaltlicher und technischer Umsetzung waren sehr schwer absehbar. Sich ständig ändernde CORONA-Rahmenbedingungen und der verantwortungsvolle Umgang damit erhöhten Unsicherheit und Komplexität im Projekt. Eine weitere Herausforderung lag in der internen Kommunikation. Denn damit ein solch komplexes Großprojekt erfolgreich durchgeführt werden kann, bedarf es der Überzeugung und Unterstützung aller Mitarbeiter.

Zudem musste die Brauerei Gutmann sicherstellen, dass das „Kellerfest dahoam“ deren Markenkern und -werte sowie die zentralen Merkmale des Kellerfests – Tradition, Beisammensein und Regionalität in gleicher Weise authentisch vermittelt. Die Aufrechterhaltung des engen Kontaktes und des Gemeinschaftsgefühls mit Partnern, Kunden und Freunden der Brauerei war damit das zentrale Erfolgskriterium des „Kellerfest dahoam“. Mit dem „Kellerfest dahoam“ sollte also zwar Neues gewagt und unbekannte Wege bestritten werden, ohne dabei jedoch aber die eigenen Werte und Wurzeln zu verlieren.

Die Lösung: Mit agilem Projektmanagement zum „Kellerfest dahoam“

Um diese Zielsetzung zu erreichen und eine geeignete Herangehensweise für die Planung des „Kellerfest dahoam“ zu finden, wurde VEND für das Projektmanagement beauftragt. Die Aufgabenstellung von VEND bestand darin, die Planung und Umsetzung des „Kellerfest dahoam“ mit Hilfe eines geeigneten Projektmanagements zu unterstützen und der Brauerei Gutmann dabei als erfahrener Beratungspartner zur Seite zu stehen.

Der erste Schritt bestand folglich darin, basierend auf einer Situations- und Anforderungsanalyse die passende Projektmanagementmethode für das „Kellerfest dahoam“ zu bestimmen. Ein agiles Projektmanagement eignet sich vor allem dann, wenn Projektanforderungen zu Projektbeginn unbekannt und die mit dem Projekt verbundenen Aufgabenstellungen komplex und somit schlecht planbar sind. Diese Gegebenheiten trafen in der Brauerei Gutmann für das Projekt „Kellerfest dahoam“ zu. Hinzukam, dass für die Planung des „Kellerfest dahoam“ nur ein sehr kurzer Zeitrahmen zur Verfügung stand und parallel mit ersten Aufgaben zu starten war. Mit Hilfe von Scrum sollten diese Herausforderungen gelöst und das „Kellerfest dahoam“ in einem kleinen Projektteam inkrementell und iterativ innerhalb eines kurzen Zeitfensters organisiert werden.

Die Einführung und Nutzung von SCRUM

Das Aufsetzen und die Koordination des Projekts mit dem Scrum Framework wurde dabei von VEND übernommen. Neben der reinen Einführung des agilen Projektmanagements, war auch die Einbindung der Mitarbeiter der Brauerei Gutmann ein zentraler Bestandteil. Die Funktion von VEND als Agile Coach hatte das Ziel, das Projektteam mit dem Scrum-Framework vertraut zu machen und den Teammitgliedern Feedback zu deren Vorgehen und Verhalten zu geben. Darüber hinaus wurden die Teammitglieder nachhaltig in der Nutzung und Anwendung von Scrum geschult, um auch in Zukunft selbständiges agiles Arbeiten in der Brauerei zu ermöglichen.

Um im Zuge des agilen Projektmanagements effizient und schnell zu erfolgreichen Ergebnissen zu kommen, wurden zudem verschiedene Tools zur digitalen Zusammenarbeiten eingeführt. Zum einen wurde die operative Projektkoordination und -arbeit vorwiegend im Microsoft Teams Planner organisiert und umgesetzt. Zum anderen wurden zahlreiche Kreativ-Workshops mit dem Kollaborationstool Miro abgehalten, das die kreative und dynamische Zusammenarbeit räumlich verteilter Teams ermöglicht.

Programmplanung und Marketingkommunikation 

Neben Einführung von SCRUM waren die Anleitung und die aktive Mitgestaltung des kreativen Prozesses zur Planung und Umsetzung des „Kellerfest dahoam“ zentrale Aufgabenfelder für VEND. Hierbei galt es in einem ersten Schritt, die konkreten Inhalte des „Kellerfest dahoam“ Programms zu definieren, um darauf basierend ein wertstiftendes, unterhaltsames und an den Werten der Brauerei Gutmann orientiertes Programm für die Live-TV Sendung zu konzeptionieren. Dazu wurden in gemeinsamen Workshops die Kerncharakteristika und -werte des Kellerfests identifiziert und darauf basierend Ideen entwickelt, wie diese konkret in das „Kellerfest dahoam“ Programm übersetzt werden können.

Zudem wurde die Brauerei Gutmann bei der Planung und Umsetzung der Marketingaktivitäten rund um das „Kellerfest dahoam“ von VEND unterstützt. Dabei galt es, in kurzer Zeit gezielt Aufmerksamkeit und Begeisterung für das „Kellerfest dahoam“ bei den Zielgruppen der Brauerei zu erzeugen. Dies wurde insbesondere durch die Schaffung einer umfassenden Kellerfest-Themenwelt auf der Brauerei-Webseite sowie durch ein umfangreiches Social Media Konzept erreicht. Um die Zielgruppen aktiv einzubinden und bereits im Vorfeld am „Kellerfest dahoam“ teilhaben zu lassen, wurden außerdem zahlreiche Mitmach-Aktionen geplant und umgesetzt.

Während der gesamten Projektlaufzeit stand für VEND dabei immer im Vordergrund, gezielt auf die Bedürfnisse und individuellen Anforderungen der Brauerei Gutmann einzugehen und ein gutes Gespür für deren Wünsche und Ziele zu entwickeln. Indem fortlaufend der Zugang und Kontakt zu allen Projektbeteiligten angestrebt wurde, konnte eine motivierende, inspirierende und wertschätzende Arbeitsatmosphäre geschaffen werden, die durch klare und transparente Kommunikation gekennzeichnet war.

Das Ergebnis: Vorhang auf für das „Kellerfest dahoam“

Das Ergebnis spricht für sich – am 22. August 2020 wurde das „Kellerfest dahoam“ beim Sender tv.ingolstadt und im Live-Stream übertragen. Die durchwegs positive Resonanz sowohl von Zuschauern, Gastronomen und Partnern als auch von Brauerei-Mitarbeitern zum „Kellerfest dahoam“ spiegelt den großen Erfolg dieses Projektes wider. Das „Kellerfest dahoam“ zeigt, dass es sich lohnt, neue Wege zu gehen, dass Innovation möglich ist ohne seine eigenen Werte zu verlassen und dass ein selbstorganisiertes, motiviertes Team bereit ist Herausforderungen und Risiken proaktiv anzugehen.

Die Kundenstimme: Das sagt die Brauerei Gutmann 

„Normalerweise stellt das Tittinger Kellerfest einen Höhepunkt in unserem Brauerei-Jahr dar. Aufgrund der geltenden Corona-Bestimmungen konnte das Fest 2020 nicht wie gewohnt stattfinden. Allen unseren treuen Kellerfest-Freunde wollten wir in diesen bewegten Zeiten dennoch eine kleine Freude machen und einen gemütlichen, fröhlichen, bayerischen Abend bereiten. Als Alternative zum Kellerfest haben wir zusammen mit VEND das „Kellerfest dahoam“ geschaffen. VEND hat uns von der Ideenfindung bis hin zur Durchführung in allen Projektschritten unterstützt. Ohne VEND wäre die Veranstaltung nicht möglich gewesen: Sie haben uns dabei geholfen, aus dem Raum der Möglichkeiten, eine kreative und zu uns passende Idee zu generieren, als auch diese dann in kurzer Zeit strukturiert und gleichzeitig innovativ umzusetzen. Sie haben uns dabei unterstützt, eine spürbare Begeisterung innerhalb und außerhalb unserer Brauerei für das „Kellerfest dahoam“ zu erzeugen. Es entstand eine zweieinhalb-stündige Live-Sendung, die beim Sender tv.ingolstadt und im Live-Stream übertragen wurde. In der Sendung gab es ein buntes Programm aus Musik, Comedy, Live-Interviews und Einblicken in die Brauerei. Auch Zuschauer und Gastwirte unserer Brauerei wurden aktiv eingebunden. Mit dem „Kellerfest dahoam“ konnten wir unsere Brauerei positiv präsentieren. Wir erhielten für die Sendung sehr viel positives Feedback und konnten wahrscheinlich sogar mehr Menschen erreichen als bei einem „normalen“ Kellerfest. VEND hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir unserer Brauerei-Geschichte ein neues spannendes Kapitel hinzufügen konnten. Hierfür ein herzliches Dankeschön!“

(Fritz Gutmann, Leitung Marketing & Vertrieb bei der Brauerei Gutmann)

 

 

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