Brauerei Gutmann

Das Kellerfest stellt jedes Jahr ein besonderes Highlight für die Brauerei Gutmann dar. Diese Tradition sollte auch in diesem Jahr, wenn auch aufgrund Corona nicht im traditionellen Rahmen möglich, beibehalten werden. Die Zielsetzung war es, mit einer TV-Sendung – dem „Kellerfest dahoam“ – eine digitale Alternative zum Kellerfest zu schaffen, die gleichermaßen verbindet und begeistert. Um dies zu erreichen, wurde VEND mit dem Projektmanagement beauftragt. Mit Hilfe des agilen Frameworks SCRUM sollte VEND der Brauerei Gutmann bei der Planung und Umsetzung des „Kellerfest dahoam“ als erfahrener Beratungspartner zur Seite stehen. In der Rolle als Agile Coaches unterstützen die VEND Berater bei der Einführung von SCRUM und weiterer digitaler Methoden sowie bei der Entwicklung und Umsetzung einer Marketing- und Kommunikationsstrategie.

Die Kundenstimme

Die Familienbrauerei Gutmann

Die Brauerei Gutmann ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz in Titting, das sich auf die traditionelle, handwerkliche Herstellung von Hefeweizen spezialisiert hat. Qualität und Frische des Bieres stehen im Vordergrund, gerahmt von einem partnerschaftlichen familiären Umgang mit Händler und Gastronomen.

Um Danke an Partner, Region und Kunden zu sagen gilt als besonderes Highlight das jährlich stattfindende Kellerfest auf dem eigenen Brauereigelände. Wer die Brauerei Gutmann mit allen Sinnen erleben möchte, ist hier genau richtig. Ein Wochenende lang können sich Besucher auf traditionell zünftige Musik, regionale Köstlichkeiten, Brauereiführungen und natürlich die Gutmann Hefeweizenspezialitäten freuen. Damit stellt das Kellerfest seit Jahren eine fest in der Region verankerte Tradition dar, wobei eines besonders im Mittelpunkt steht: Das gemeinsame Beisammensein!

Die Herausforderung

Tradition per TV-Sendung übermitteln

Die Kellerfest-Tradition sollte auch in diesem Jahr beibehalten werden, wenn auch wegen des Veranstaltungsverbots aufgrund von Corona in Bayern nicht im traditionellen Rahmen möglich. Im Kleinen daheim und dabei doch mit allen Freunden, Partnern und Kunden gemeinsam – der Brauerei Gutmann war es eine Herzensangelegenheit, das Kellerfest auch dieses Jahr auszutragen. Im Rahmen einer TV-Sendung, dem „Kellerfest dahoam“, sollte das Kellerfest ausgestrahlt und damit direkt zu allen Brauerei-Fans gesendet werden. Mit dieser Zielsetzung stand die Brauerei, die in ihrer Art leise, zurückhaltend und persönlich kommuniziert, vor einer neuen Herausforderung: Der Organisation und Planung eines traditionellen „Offline-Fests“ im digitalen Raum, das gleichermaßen verbindet und begeistert wie sein Äquivalent in Titting.

Ein Projekt mit zahlreichen Herausforderungen. Zum einen betrug die Projektlaufzeit nur 15 Wochen. Zum anderen waren die Erwartungshaltung von Brauereifreunden und die Anforderungen an das Team hinsichtlich inhaltlicher und technischer Umsetzung schwer absehbar. Sich ständig ändernde Corona-Rahmenbedingungen und der verantwortungsvolle Umgang damit erhöhten Unsicherheit und Komplexität im Projekt. Eine weitere Herausforderung lag in der internen Kommunikation. Denn damit ein solch komplexes Großprojekt erfolgreich durchgeführt werden kann, bedarf es der Überzeugung und Unterstützung aller Mitarbeiter.

Zudem musste die Brauerei Gutmann sicherstellen, dass das „Kellerfest dahoam“ deren Markenkern und -werte sowie die zentralen Merkmale des Kellerfests – Tradition, Beisammensein und Regionalität in gleicher Weise authentisch vermittelt. Die Aufrechterhaltung des engen Kontaktes und des Gemeinschaftsgefühls mit Partnern, Kunden und Freunden der Brauerei war damit das zentrale Erfolgskriterium des „Kellerfest dahoam“. Mit dem „Kellerfest dahoam“ sollte also zwar Neues gewagt und unbekannte Wege bestritten werden, ohne dabei jedoch aber die eigenen Werte und Wurzeln zu verlieren.

Die Lösung

Agiles Projektmanagement

VEND wurde für das Projektmanagement des „Kellerfest dahoam“ beauftragt. Die Aufgabenstellung bestand darin, die Planung und Umsetzung des „Kellerfest dahoam“ mit Hilfe eines geeigneten Projektmanagements zu unterstützen und der Brauerei Gutmann dabei als erfahrener Beratungspartner zur Seite zu stehen. Der erste Schritt bestand darin, die passende Projektmanagementmethode für das „Kellerfest dahoam“ zu bestimmen. Ein agiles Projektmanagement eignet sich vor allem dann, wenn Projektanforderungen zu Beginn unbekannt und die mit dem Projekt verbundenen Aufgabenstellungen komplex und somit schlecht planbar sind. Diese Gegebenheiten trafen für das Projekt zu. Hinzukam, dass für die Planung des „Kellerfest dahoam“ nur ein kurzer Zeitrahmen zur Verfügung stand und parallel mit ersten Aufgaben zu starten war. Mit Hilfe von Scrum sollten diese Herausforderungen gelöst und das „Kellerfest dahoam“ in einem kleinen Projektteam inkrementell und iterativ organisiert werden.

Das Vorgehen

Projektorganisation & -umsetzung mit SCRUM

Das Aufsetzen und die Koordination des Projekts mit dem Scrum Framework wurde dabei von VEND übernommen. Neben der reinen Einführung des agilen Projektmanagements, war auch die Einbindung der Mitarbeiter der Brauerei Gutmann ein zentraler Bestandteil. Die Funktion von VEND als Agile Coach hatte das Ziel, das Projektteam mit dem Scrum-Framework vertraut zu machen und den Teammitgliedern Feedback zu deren Vorgehen und Verhalten zu geben. Darüber hinaus wurde das Team nachhaltig in der Anwendung von Scrum geschult, um auch in Zukunft selbständiges agiles Arbeiten in der Brauerei zu ermöglichen. Um effizient und schnell zu erfolgreichen Ergebnissen zu kommen, wurden zudem Tools zur digitalen Zusammenarbeiten eingeführt. Die operative Projektkoordination wurde im Microsoft Teams Planner  umgesetzt. Daneben wurden zahlreiche Kreativ-Workshops mit dem Kollaborationstool Miro abgehalten, das die Zusammenarbeit räumlich verteilter Teams ermöglicht.

Neben Einführung von SCRUM waren die Anleitung und die aktive Mitgestaltung des kreativen Prozesses zur Umsetzung des „Kellerfest dahoam“ zentrale Aufgabenfelder für VEND. Hierbei galt es in einem ersten Schritt, die Inhalte des  Programms zu definieren, um darauf basierend eine unterhaltsame und an den Werten der Brauerei orientierte TV Sendung zu konzeptionieren. Dazu wurden in  Workshops die Kernwerte des Kellerfests identifiziert und darauf basierend Ideen entwickelt, wie diese konkret in ein Programm übersetzt werden können. Zudem wurde die Brauerei bei der Planung und Umsetzung der Marketingaktivitäten  von VEND unterstützt. Dabei galt es, in kurzer Zeit  Aufmerksamkeit und Begeisterung für das „Kellerfest dahoam“ bei den Zielgruppen der Brauerei zu erzeugen. Dies wurde durch die Schaffung einer Kellerfest-Themenwelt auf der Brauerei-Webseite sowie durch ein Social Media Konzept erreicht. Um die Zielgruppen bereits im Vorfeld am „Kellerfest dahoam“ teilhaben zu lassen, wurden außerdem zahlreiche Mitmach-Aktionen geplant.

Während der gesamten Projektlaufzeit stand für VEND im Vordergrund, gezielt auf die Bedürfnisse und individuellen Anforderungen der Brauerei einzugehen und ein gutes Gespür für deren Wünsche und Ziele zu entwickeln. Indem fortlaufend der Zugang und Kontakt zu allen Projektbeteiligten angestrebt wurde, konnte eine inspirierende und wertschätzende Arbeitsatmosphäre geschaffen werden, die durch transparente Kommunikation gekennzeichnet war.

Das Ergebnis

Vorhang auf für das „Kellerfest dahoam“

Das Ergebnis spricht für sich – am 22. August 2020 wurde das „Kellerfest dahoam“ beim Sender tv.ingolstadt und im Live-Stream übertragen. Die durchwegs positive Resonanz sowohl von Zuschauern, Gastronomen und Partnern als auch von Brauerei-Mitarbeitern zum „Kellerfest dahoam“ spiegelt den großen Erfolg dieses Projektes wider. Das „Kellerfest dahoam“ zeigt, dass es sich lohnt, neue Wege zu gehen, dass Innovation möglich ist ohne seine eigenen Werte zu verlassen und dass ein selbstorganisiertes, motiviertes Team bereit ist Herausforderungen und Risiken proaktiv anzugehen.