Digitale Transformation im mittelständischen Immobilienunternehmen

Mission:DIGITAL

Wie führe ich das eigene Unternehmen erfolgreich in die digitale Zukunft?

Diese Frage stellen sich viele mittelständische Unternehmen. Mit der Mission:DIGITAL haben wir ein Beratungsprodukt geschaffen, dessen Ziel es ist, Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation zu begleiten. Als Digitalisierungsexperten unterstützen wir basierend auf dem Reifegrad des Unternehmens dabei, ein digitales Zielbild zu bestimmen und dieses mithilfe einer digitalen Roadmap zu erreichen. Dabei legen wir unseren Fokus nicht nur auf die Konzepterstellung, sondern begleiten Kunden auch bei der Umsetzung bis zum erfolgreichen Projektabschluss.

Mit der Zielsetzung, die digitale Transformation des Unternehmens zu unterstützen und voranzutreiben, wurden wir von einem mittelständischen Immobilienunternehmen beauftragt.

Die Herausforderung

Weg vom Papierchaos hin zum digitalen Büro

Verwaltungsarbeiten sind in vielen Unternehmen von sehr viel Papier und großen, unüberschaubaren Archiven geprägt. Dies führt zu einer natürlichen Trägheit in den täglichen Arbeitsabläufen. Mit diesen Herausforderung haben auch Immobilienunternehmen zu kämpfen, deren Tagesgeschäft zwangsläufig zu einem großen Teil aus administrativen Tätigkeiten besteht.

Vor diesem Hintergrund wurde VEND von einem mittelständischen Immobilienunternehmen dazu beauftragt, die digitale Transformation des Unternehmens zu unterstützen und voranzutreiben.

Das übergeordnete Projektziel stand schnell fest: Kernprozesse sollten digitalisiert werden, um so zukünftig mit so wenig Papierakten wie möglich auszukommen. Ein ambitioniertes Ziel – denn in einem traditionsreichen Unternehmen, in dem viele Prozesse über Jahrzehnte gewachsen sind, ist die Veränderung und das Aufbrechen von gefestigten Strukturen ein herausforderndes Unterfangen. Zudem sollte der Weg hin zu einem digitalen Büro innerhalb eines kurzen Zeitrahmens bestritten werden, sodass zu Projektbeginn ein hoher Zeit- und Umsetzungsdruck bestand.

Die Lösung

Digitalisierungspotenziale erkennen und systematisch umsetzen

Ein Jahr, vier Projektphasen, fünf „Cluster“ (Teilbereiche), fünfzehn Maßnahmen beschreiben den erfolgreichen Weg hin zum digitalen Büro.

Ein Kernaspekt war die Digitalisierung von Prozessen, wie der digitale Rechnungsdurchlauf – von automatisierter Rechnungserfassung und -bearbeitung bis hin zur automatisierten Dokumentenablage. Hier galt es ein rechtssicheres, digitales Archiv aufzubauen, das einer einheitlichen und leicht verständlichen Struktur folgt. Digitale Akten sollten die Basis für den digitalen Außeneinsatz bilden, indem Wohnungsübergabe- oder Instandhaltungsprotokolle direkt online übermittelt und automatisiert in den jeweiligen Akten abgelegt werden. Zudem sollte bereits genutzte Software effizienter verwendet werden. Verfügbare, aber bisher nicht genutzte Funktionen, wie beispielsweise eine digitale Schlüsselverwaltung, sollten in Zukunft standardmäßig eingesetzt werden. Darüber hinaus wurden neue Nutzungsmöglichkeiten innerhalb bereits existierender Programme geschaffen.

1. Phase „Kick-Off“: Zu Beginn wurde in einem gemeinsamen Workshop mit den betreffenden Parteien, den Stakeholdern, die Erwartungshaltung und das Ziel des Projekts abgeklärt und festgelegt. Damit sollte sichergestellt werden, dass alle Projektbeteiligten ein einheitliches Verständnis des Projektes und dessen Zielsetzung haben – die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

2. Phase „Prozessanalyse“: Anschließend wurden die in einzelnen Abteilungen stattfindenden Kernprozesse in kleinen Runden detailliert aufgenommen. Die Abfolge und Inhalte einzelner Prozessschritte, verwendete Software und die Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen wurden im Detail aufgeschlüsselt und dokumentiert. Anschließend wurden die Prozesse für ein leichteres Verständnis und eine vereinfachte Übersicht visuell aufgearbeitet. Dies war für die nachfolgenden Projektphasen von großer Bedeutung und die Basis für alle weiteren Schritte des Digitalisierungsprozesses.

3. Phase „Digitalisierungspotenzial“: Die dokumentierten Prozesse dienten als Ausgangslage, um gemeinsam in einer großen Runde mit allen Beteiligten nicht nur Optimierungspotenziale, sondern auch zukünftige Herausforderungen und Kundenanforderungen entlang von Branchentrends zu diskutieren. Daraus wurden Soll-Prozesse modelliert, welche entsprechend der identifizierten Entwicklungsmöglichkeiten angepasst wurden. Weitere Arbeitsergebnisse wurden mit Hilfe der Kreativitätstechnik „HOW-WOW-NOW“-Matrix hinsichtlich ihrer Machbarkeit und Nutzen bewertet.

4. Phase „Digitalisierung-Fahrplan“ (Roadmap): Diese Einordnung diente als Basis, um einen „Fahrplan“ für das Jahr 2019 zu erstellen. Diese Roadmap bestand aus mehreren Clustern, unter welchen konkrete Maßnahmen subsumiert und zeitlich in die drei noch verbleibenden Quartale aufgeteilt wurden. Neben den ausgearbeiteten Maßnahmen, wurden „Quick-Wins“ identifiziert, die schnell und einfach umgesetzt werden konnten, um direkt Mehrwerte zu schaffen. Begleitend zur inhaltlichen Roadmap wurden noch Maßnahmen zum Organisationalen Veränderungsmanagement vorgeschlagen, um auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Digitalen Transformationsvorhaben zu gewinnen.

Das Ergebnis

Der richtige Weg zum digitalen Büro

Durch den strukturieren, ganzheitlichen und systematischen Ansatz konnte die digitale Transformation des Unternehmens Schritt für Schritt geplant werden. Digitalisierungspotenziale wurden identifiziert und mithilfe individuell auf das Unternehmen zugeschnittener Maßnahmenpakete initiiert.

Die damit einhergehenden zentralen Nutzenpotenziale waren dabei:

  • Prozessdigitalisierung: Erzielung starker Effizienzsteigerungen und Reduktion der Fehleranfälligkeit bei der Ausführung von Prozessschritten
  • Erleichterte Skalierbarkeit und Vereinfachung der internen Zusammenarbeit durch effiziente Datennutzung
  • Reduktion von Papierakten: Flexibilität im operativen Arbeiten sowie mehr Überschaubarkeit bei der Abwicklung administrativer Aufgaben

Zudem wurde der Fokus bei der Umsetzung von Digitalisierungspotenziale auf die Maßnahmen gelegt, die entsprechend des Reifegrades des Unternehmens als machbar und erfolgsversprechend eingeschätzt wurden. Dies hatte zum Ziel, die Organisation nicht zu überfordern und eine möglichst optimale Ressourcenallokation mit hoher Nutzenoptimierung zu erreichen.