Agiles vs. Klassisches Projektmanagement: Wann ist welcher Ansatz sinnvoll?

Agilität. Außerhalb der Geschäftswelt meint es Gewandtheit, Vitalität oder Wendigkeit. Innerhalb der Geschäftswelt kommt man bereits seit einigen Jahren nicht mehr um dieses Wort herum. Hier wird es oft zur Beschreibung eines Projektumfelds oder einer Organisation genutzt. Aber ist Agilität im Projekt immer sinnvoll?

Das Gegenstück dazu ist das sogenannte klassische Projektmanagement (Wasserfallmodell). Diese beiden Welten stehen sich scheinbar oft konträr gegenüber. Vielfach wird von einem Paradigmenwechsel gesprochen, was die Distanz zwischen beiden Lagern erklären soll. Dabei haben beide Seiten Vorteile, die situationsabhängig und richtig eingesetzt in Projekten Erfolg versprechen.

Wie unterscheiden sich agile und klassische Ansätze?

Klassisches Projektmanagement sind typischerweise weitrechend standardisierte Vorgehensweisen. Die Projektplanung erfordert viel Aufwand, Zeit und die Durchführung einer ausführlichen Risikoanalyse. Im Ergebnis zeichnet sich das klassische und planorientierte Projektmanagement durch konkret und detailliert beschriebene Phasen, Meilensteine, Rollen und Aufgaben aus. Dabei werden Entscheidungen oft „Top-Down“ getroffen und es gibt viele verbindliche Vorgaben und Anweisungen zur Arbeitsweise. Lange Jahre war dies der unumstrittene Ansatz, um Projekte detailliert zu planen, zu bearbeiten und zu kontrollieren.

Ein agil organisiertes Projekt zeichnet sich vor allem durch Flexibilität und und eine klare Wertorientierung aus. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement werden die Risiken agiler Projekte nicht vor Projektstart analysiert, sondern iterativ während des Projektverlaufs bewertet und in die fortlaufende Planung miteinbezogen. Zudem ist die Kultur für den Erfolg eines agilen Projekts entscheidend. Selbst organisierte Teams und die vollständige Integration des Kunden in das Projekt sind ebenfalls Merkmale des agilen Vorgehens. Die innerhalb eines Projektes agierenden Menschen rücken dabei in den Mittelpunkt. Auch aus diesem Ansatz ergeben sich mächtige, inzwischen unbestrittene Vorteile, die zu einer stetigen Verbreitung der agilen Denkweise führen.

 

Wann eignet sich welcher Ansatz?

Wann also sollte welcher Ansatz zum Einsatz kommen? Um diese Frage beantworten zu können, sollte im ersten zentralen Schritt das Thema Projektrisiko diskutiert werden. Dafür lohnt es sich, einen Blick auf die Stacey Matrix zu werfen. Die Stacey Matrix geht auf den britischen Professor für Management Ralph Douglas Stacey zurück, der sich mit der Organisationstheorie und komplexen Systemen befasst.

Quelle: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/stacey-matrix

Grundsätzlich wird das Projektrisiko aus einer externen und internen Dimension betrachtet. Die Abszisse beschreibt, wie unklar das Projektziel beschrieben ist, d.h. wie groß die Unsicherheit über die Anforderungen, die initial vom Kunden kommen ist. Die Ordinate beschreibt die Unklarheit bzw. Klarheit über den Lösungsansatz, d.h. wie unbekannt das Vorgehen ist, um ein Projektziel zu erreichen. Über den Raum, den beide Achsen spannen, kann man den Charakter eines Projektes definieren. Es wird unterschieden von einfach (klares Ziel und klarer Lösungsansatz) über kompliziert und komplex bis hin zu chaotisch (sowohl Ziel als auch Vorgehen sind maximal unbekannt).

Je unklarer das Ziel oder Vorgehen generell ist, desto besser können die Vorteile eines agilen Projektvorgehens genutzt werden. Die Begründung hierzu liegt in der iterativen Projektbearbeitung, die Projektplanung, -umsetzung und -kontrolle synchron stattfinden lässt. Mit dem Start und der Bearbeitung von komplexen Projekten wird die Unsicherheit in Anforderung und Lösungsansatz kleiner. Anstelle einer zeitintensiven, oft den Projektstart verzögernden Projektplanung erfolgt dies in kurzen Phasen (“Sprints”). Hier können das Ziel, das Vorgehen und die Ressourcen regelmäßig an sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst werden. Der große Vorteil: Das Projekt schreitet kontinuierlich voran, liefert zentrale Ergebnisse und lebt vom zeitnahen Feedback der Kunden und des Bearbeitungsteams.

Dies bedeutet aber auch, dass das Projektergebnis im Vergleich zum klassischen Projektmanagement vorab nicht so klar definiert werden kann, sodass Entscheider auf eine verbindliche Grundlage bei der Budgetfreigabe verzichten müssen. Ein klassisches Projektmanagement bietet Vorteile im Raum von klaren, eindeutigen Anforderungen in Kombination mit bekannten und bewährten Lösungsansätzen. Aufgrund einer klar beschriebenen Aufgabenstellung können die passenden Projektmitglieder benannt werden. Die Expertise der Projektmitglieder erlaubt es, eine initiale Projektplanung von Phasen, Meilensteinen und Ressourcen zielführend und effizient aufzusetzen. In der Projektbearbeitung kommen dann die Vorteile einer verbindlichen Vorgabe zur Arbeitsweise (Projektstandards) zum Tragen.

 

Unsere Erfahrungen im Management agiler und klassischer Projekte

VEND hat in beiden Ansätzen viel Erfahrung sammeln können. Aus unserer Projekterfahrung heraus wird Agilität häufig als das Allheilmittel angesehen und auf möglichst viele Projekte angewendet. Dabei ist das meistens keine bewusste und reflektierte Entscheidung, sondern darin begründet, dass Agilität eben gerade in aller Munde ist. Man könnte hier fast von einem Hype sprechen. Andersherum gibt es viele Organisationen, in den Agilität bisher ein Fremdwort ist („Wir haben das immer so gemacht“).

Agile Ansätze können sinnvoll sein, wenn sie an den richtigen Stellen und in richtigem Maße eingesetzt werden. Bei Projekten, in denen auf einen breiten Lösungsansatz und auf Experten zurückgegriffen werden kann und deren Anforderungen klar und allen bekannt sind, macht eine agile Herangehensweise jedoch weniger Sinn.

Um die Vorteile beider Ansätze zu vereinen, kann sich eine hybride Herangehensweise lohnen. Zum Beispiel kann der Start eines Projektes eher agil sein – mit Voranschreiten des Projektes werden die Anforderungen sowie die Lösungsansätze aber immer klarer, sodass man auf eine klassische Herangehensweise wechseln kann.

 

Wie können wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten Projektmanagement Ansatzes unterstützen?

Für welchen Ansatz Sie sich auch entscheiden – essenziell ist, dass die Auswahl bewusst erfolgt.

Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrer Entscheidung und helfen Ihnen dabei, den richtigen Ansatz für Ihr Projekt auszuwählen und zu implementieren. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung aus zahlreichen Projekten wissen wir genau, in welchem Kontext welcher Ansatz das größte Erfolgspotenzial bereithält. Gerne können Sie auch an unseren Workshops rund um das Thema Agilität teilnehmen, in denen Sie die zentralen Dimensionen der agilen Transformation kennenlernen und einen Überblick über agile Ansätze erhalten. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie diese gewinnbringend in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!