Im Rahmen unserer Beratertätigkeit führen wir häufig Workshops oder Trainings mit unseren Kunden durch. Für deren Gelingen ist die Interaktion und Einbindung der Teilnehmer von zentraler Bedeutung. Um dies auch im virtuellen Raum gewährleisten zu können, setzen wir verstärkt auf verschiedene digitale Collaboration Tools. Dies war insbesondere im vergangen „Corona-Jahr“, von zentraler Bedeutung. Mit Hilfe der im Folgenden vorgestellten Tools ist es uns gelungen, die Zusammenarbeit im digitalen Raum erfolgreich zu gestalten und dabei gemeinsam Ergebnisse zu erzielen. Nachfolgend geben wir einen Überblick, wie wir diese Tools konkret in unserem Projektalltag eingesetzt haben.
Zusammenarbeit durch Miro
Die Durchführung von Workshops ist ein zentraler Bestandteil unseres Beratungsalltags. Mit Miro haben wir eine Software-Lösung gefunden, die es uns ermöglicht hat, Workshops mit großem Erfolg auch online durchzuführen.
Mit Miro können Whiteboards einfach und unkompliziert erstellt werden. Das Tool bietet eine Vielzahl an nützlichen Workshop-Features und stellt außerdem zahlreiche Whiteboard-Templates für verschiedene Use Cases zur Verfügung. Die Anwendungsfälle, für die Miro genutzt werden kann, sind vielfältig. Miro eignet sich unter anderem für Mindmaps, Brainstorming, Scrum- oder OKR-Boards oder die Darstellung von Prozessen und Workflows. Wie im „echten“ Workshops mit Post-Ist können Nutzer in Miro per Sticky Notes Gedanken, Kommentare und Ideen auf den Boards miteinander teilen. Zudem können auf den Boards eigene Zeichnungen, Skizzen und Visualisierungen angefertigt und externe Dateien wie Bilder und Emojis eingefügt werden.
Darüber hinaus können auf Miro Votings durchgeführt werden, die mit einem Zeitfenster hinterlegt werden können. Eine integrierte Chat-Funktion ermöglicht außerdem das Kommunizieren von Nutzern während der gemeinsamen Zusammenarbeit.
Die Miro-Boards können mit anderen Teilnehmern geteilt und für diese freigegeben werden. Teilnehmer können ortsunabhängig beitreten. Auch eine Screen-Sharing Funktion ist vorhanden. Um Miro zu nutzen und als Externer auf einem Board mitzuarbeiten, wird kein eigenes Miro-Konto benötigt. Auf den Miro Boards können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und die Tätigkeiten von anderen Teilnehmern in Echtzeit verfolgen.
Wir nutzen Miro mittlerweile in hohem Umfang für zahlreiche Workshops, Schulungen und interne Meetings und sind begeistert, welch komplexe Prozesse wir mithilfe des Tools abbilden und mit hoher Effizienz durchlaufen können. Auch der Spaß kommt nicht zu kurz – Miro bietet die Chance, sich gestalterisch auszutoben und viel eigene Kreativität bei der Board-Gestaltung und Workshop-Konzeption einzubringen.
Interaktivität mit Menti und Forms
Um unsere Online-Veranstaltungen interaktiver und agiler zu gestalten, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu steigern und diese aktiv an Themen und Ergebnissen teilhaben zu lassen, nutzen wir die Umfragetools Mentimeter und Forms.
Mentimeter ist ein Collaboration Tool und ermöglicht die Online Zusammenarbeit von Benutzern. Mit Mentimeter können Benutzer anonym Wissen und Echtzeit-Feedback abgeben und miteinander teilen. Ein Host erstellt eine Präsentation und kann diese anschließend mit verschiedenen Benutzern teilen und durchführen. Die Abstimmungsergebnisse können in Echtzeit nachverfolgt werden. Mentimeter bietet dabei einen sehr großen Umfang an Interaktionsmöglichkeiten.
- Durchführung von Bewertungen & Ratings
- Sammeln von Impressionen, Meinungen und Stimmungen
- Durchführung von Abstimmungen
- Abfrage von offenen Antworten der Teilnehmer
Die jeweiligen Ergebnisse können in Form von verschiedenen Diagrammtypen dargestellt werden. Freitext-Antworten erscheinen in einer Wortwolke, die sich ständig aktualisiert.
Wir nutzen Mentimeter häufig bei unseren Workshops, Meetings und Schulungen und haben bisher durchwegs positives Feedback dazu von unseren Kunden und Teilnehmern erhalten. Bewährte Einsatzmöglichkeiten zu Beginn von Workshops sind Eisbrecher-Fragen (z.B. Wenn Sie eine dieser Superkräfte haben könnten, welche würden Sie wählen? /Wenn Sie Zeitreisen könnten, was würden Sie sich ansehen?) oder Abstimmungen zum gegenseitigen Kennenlernen (z.B. Welche Sprachen sprechen Sie? / In welchem Bereich arbeiten Sie?). Während unserer Veranstaltungen nutzen wir Mentimeter zudem, um Teilnehmer inhaltlich einzubeziehen, z.B. um Ideen während eines Brainstormings zu sammeln. Außerdem fragen wir über Mentimeter ab, ob Teilnehmer das Vorgestellte verstanden und behalten haben. Am Ende des Workshops eignet sich das Tool außerdem bestens, um Feedback der Teilnehmer einzuholen.
Eine Alternative zu Mentimeter bietet Microsoft mit dem Tool Forms. Auch dieses ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Erstellung und Durchführung von Umfragen. Die Auswertung der Ergebnisse kann entweder direkt in Forms selbst oder alternativ mit Power Automate in Power BI, einem Microsoft-Programm zur Datenvisualisierung, durchgeführt werden. Forms bietet im Vergleich zu Mentimeter jedoch einen geringeren Funktionsumfang und wird bei uns daher in geringerem Ausmaß genutzt.
Projektmanagement mit Microsoft Teams
Das Steuern und Managen eines Projektes mit verschiedenen Teilprojekten wird noch komplexer, wenn die am Projekt beteiligten Stakeholder-Gruppen auf der ganzen Welt verteilt sind. Das zielgerichtete und effiziente Führen eines virtuellen Projekts ist damit eine große Herausforderung, der sich Unternehmen verstärkt stellen müssen. Uns hat die Software-Lösung Microsoft Teams mit den integrierten Funktionen der Microsoft 365-Umgebung erheblich bei der Gestaltung unseres Projektmanagement geholfen.
In Microsoft Teams lassen sich übergeordnete Teams erstellen, die in Kanäle unterteilt werden. Hilfreich für die Zusammenarbeit ist, dass Nutzer keinen einen eigenen Microsoft-Account brauchen, sondern auch als Gast hinzugefügt werden können. Teams können für die Ablage von Informationen und Dokumenten genutzt werden und zudem um zahlreiche Apps erweitert und personalisiert werden, die für ein konkretes Projekt von Nutzen sind. Einige dieser Apps, die speziell im Kontext des Projektmanagements von hohem Nutzen sind, stellen wir im Folgenden vor.
Agiles & klassisches Projektmanagement durch Planner
Ein nützliches Tool zum Einsatz im Projektmanagement ist Planner. Planner dient zum Planen und Nachhalten einzelner Aufgaben innerhalb eines Teams und kann sowohl im agilen als auch im klassischen Projektmanagement eingesetzt werden. Da das Taskboard individuell angepasst werden kann, können beispielsweise in einem klassischen Projektmanagement die sogenannten „Buckets“ nach Meilensteinen aufgebaut und im agilen Projektmanagement ein Kanban-Board erstellt werden. Indem Personen direkt Aufgaben zugewiesen, Anhänge angefügt, Aufgabenbeschreibungen verfasst und Start- und Enddaten ergänzt werden, können Aufgaben weiter individualisiert werden. Zudem ist eine weitere Personalisierung durch Farben inklusive Beschriftung möglich. Zudem kann das Taskboard als Grundlage für Reporting, beispielsweise zum Stand der Aufgaben genutzt werden. Falls Project oder Jira genutzt wird, können diese Programme ebenfalls in Teams eingepflegt werden.
Übersicht über Verzugsmeldungen durch Lists
Ein sehr vielseitig einsetzbares Tool ist Lists. Listen können aus einer Vorlage oder neu angelegt werden. Diverse Spalten können individuell, beispielsweise um Deadlines, Kategorien und Anhänge, angepasst werden. Interessant ist Lists im Projektmanagement auch für eine rechtliche Fristsetzung. Diverse Mahnkategorien können eingestellt und mit Deadline und etwaigen Anhängen versehen werden. Durch die unterschiedlichen Filterfunktionen können schnell die gewünschten Ergebnisse abgerufen werden.
Prozessautomatisierungen durch Power Automate
Mit Power Automate (ehemals: Flow) stellt Microsoft ein Tool zur Prozessautomatisierung zur Verfügung. In Verbindung mit Outlook kann eine ankommende E-Mail mit Anhang direkt in einer dezidierten SharePoint Dokumentenbibliothek abgelegt werden.
Dabei kann einerseits auf die Regelfunktion in Outlook zurückgegriffen werden, um E-Mails bereits in einen vorhandenen E-Mail-Ordner zu filtern. Andererseits erkennt Power Automate den Betreff der E-Mails und kann diese mit einer bestimmten Dokumentenbenennung im gewünschten Speicherplatz ablegen.
Was sind unsere Learnings bei der Nutzung der MS Office Tools?
Die Vorteile der einzelnen Anwendungen liegen auf der Hand. Der Vorteil von Teams ist jedoch, dass all diese Tools in einer Benutzeroberfläche integriert sind. Somit hat das gesamte Projektteam an einem Ort zentralen Zugriff auf die benötigten Applikationen.
Um komplexe Projekte übersichtlicher zu halten, ist es empfehlenswert, in Teams eigene Kanäle für die einzelnen Teilprojekte anzulegen. Dabei ist es wichtig, eine klar definierte Ablagestruktur und Arbeitsweise im Team direkt zu Beginn des Projektes zu definieren. Dies muss konsequent an alle Teammitglieder kommuniziert und stringent eingehalten werden. Ein „Code of Conduct“, der die Regeln der Zusammenarbeit definiert oder auch auf einer detaillierten Ebene Prinzipien der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument bestimmt, ist empfehlenswert.
Zudem hilft ein gemeinsamer Kanalkalender, um Abwesenheiten des Teams stets im Blick zu haben. Dies ermöglicht eine vereinfachte Ressourcenplanung und schafft Transparenz für das Projektteam.
Wenn Sie nähere Informationen zu unseren Interviews und den daraus gewonnen Erkenntnissen erhalten möchten, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!